Kommentar: Højest fem procent af arbejdsdagen går med at skabe værdi.

Kan det virkelig passe? Ja, desværre! Erfaring viser, at medarbejderne i en typisk virksomhed i gennemsnit tilføjer værdi i 5% af deres arbejdsdag. Den resterende tid går med aktiviteter, der ikke skaber værdi for kunderne. Spildtid! Derfor findes der i mange virksomheder et stor uudnyttet potentiale i at kigge på spildtiden. Heldigvis er meget af spildet let at komme til livs.

 
Vi har i mange år fokuseret på at øge medarbejdernes produktivitet ved at gøre arbejdsprocesser hurtigere. For nogle år siden handlede det om tidsstudier og individuel akkord. I dag handler det ofte om indretning af arbejdspladser, at andre finder varer frem til operatører osv., så vi kan arbejde lidt hurtigere. Men samlet set, for hele organisationen, øger det ikke de 5%.
Ved eksempelvis at øge produktiviteten i den produktive tid med 20% øger man den samlede produktivitet målt på hele arbejdsdagen med 1% (20% af de 5%). Hvis man omvendt er i stand til at fjerne 20% af den spildtid der findes i løbet af arbejdsdagen, så øges den samlede produktivitet med 19% (20% af de 95% spildtid). Konklusion – lad os kigge på spildtiden frem for på den produktive tid.

Når man hører om værdi og spild tænker mange medarbejdere, at de mindst skaber værdi halvdelen af deres arbejdsdag. Men tænk engang på hvad der skaber værdi! Det skaber værdi at sætte to stumper sammen i en produktion. Alt andet skaber reelt ikke værdi!
Ja, det er nødvendigt at finde papirerne frem til ordren. Det er nødvendigt at finde værktøjer, materialer, arbejdsbeskrivelser mm. frem for at udføre opgaven. Ting som vi kalder “nødvendigt spild”. Altså spild som ikke skaber værdi, men som er nødvendigt for at udføre opgaven!

Men hvad så med tiden, der gik med at finde papirerne frem, hvor vi måtte have fat i flere mapper for at finde de rette papirer? Hvad så med den tid der gik med at finde materialerne i produktionen fordi de ikke var lagt på den rette plads? Hvad så med den tid der gik med at finde et værktøj fordi en kollega havde lånt det? Eller tiden vi brugte på at sortere emner efter processen? Unødvendigt spild!
I Lean sprog kalder man tiderne for hhv. grøn, gul og rød tid.
Fordelingen typisk at man har 5% grøn tid, 35% gul tid og 60% rød tid. En tommelfingerregel er, at gennemløbstiden i en virksomhed er et udtryk for mængden af spild. Jo længere tid en opgave eller et produkt er undervejs i virksomheden, jo mere spild findes i flowet. Samtidigt er det meget vigtigt at understrege, at de 5% aldrig bliver til 100%! Men tænk hvis 5% blev til 8% - produktiviteten er øget med 60%!

Det handler først og fremmest om, at få medarbejderne til at erkende og ”se” spildtid i deres arbejdsdag. Spildtid er eksempelvis transport, søgetid, rettelser, ventetid, flytte på varer osv. Når man får medarbejderne til at tale om grøn, gul og rød tid, når de taler om deres eget arbejde, så er man nået langt!
Når snakken falder på gul og rød tid, så skaber det naturligt nok også et ønske om at komme af med noget af spildtiden. Medarbejderne begynder at komme med forslag til forbedringer! Hvis man skal hjælpe medarbejderne på vej, så er det stærkeste værktøj til at minimere meget af den traditionelle spildtid, et værktøj der hedder 5S.
5S handler meget overordnet om, at man opdeler alt på arbejdspladsen i grønne, gule og røde ting (værktøjer, fiksturer, materialer, kost, trucks osv.). De grønne ting bruger vi ofte og skal placeres tæt på vores arbejdsplads. De gule bruger vi engang imellem og skal placeres centralt i afdelingen. De røde skal væk! Det er vigtigt at definere et ”hjem” til de grønne og gule emner, så de altid finder tilbage til der hvor de hører til. Hjemmet fastholdes eksempelvis med opmærkning med dymo, farvet tape eller lignende. 

Et meget vigtigt element ved 5S er, at indføre rutiner til at fastholde (og forbedre) niveauet. Ellers bliver det bare til oprydning. Det kan eksempelvis gøres ved at indføre interne audits udført af medarbejderne selv.
For at få struktur på forslagene fra medarbejderne, og for ikke at sætte for meget i gang på én gang, kan det anbefales at arbejde med tavler til at synliggøre arbejdet med forslagene og de igangværende opgaver. I Lean kaldes dette værktøj for Kaizen – løbende forbedringer.

Det sidste, stærke værktøj til at finde spild er kortlægning af arbejdsflows eller værdikæder. Når man laver 5S eller andre forbedringer sker det ofte inden for rammerne af egen arbejdsplads. Mere kan man heller ikke forlange eller forvente. Kortlægning handler om, at man kigger på spildet ”imellem arbejdsbordene”. Her forekommer ofte meget spild, men det er til gengæld også oftere en smule sværere at komme af med.
Så anbefalingen er, at man starter med de lavthængende frugter. Der er ingen grund til at plukke æbler fra toppen af træet, når der ligger mange på jorden!

Sidder du på et kontor? Så tænker du nok at spildtid må være mere udpræget i produktionen. Desværre! Erfaring viser at potentialet er meget større i de administrative processer.

Lean filosofien, der udgør en helt ny måde at arbejde på, er kommet for at blive. En sydvestjysk virksomhed oplever Lean tankegangen fra to sider: For det første er firmaets produktportefølje som skræddersyet til konceptet - og for det andet har virksomheden selv indført filosofien.

Mikkel Smith fra firmaet Flexkom, som siden 2006 har arbejdet med implementering af Lean i små og mellemstore virksomheder, bekræfter, at flere og flere virksomheder bruger Lean som styringsredskab.

- Det handler i høj grad om de resultater, som Lean kan skabe, når de mange brancher og virksomheder går i gang med det. Ved succesfuld implementering opnår virksomheder markante resultater og vedvarende forbedringer, siger Mikkel Smith.

- Da Lean handler om at skabe værdi for kunderne, så handler det også om at fjerne det spild, der findes i en virksomhed. ALtså om at fjerne alle de processer og aktiviteter som ikke skaber værdi for kunderne. Tænk bare på alle de aktiviteter i den gen hverdag, som du ikke villle betale fork, hvos du var kunden, fortsætter Mikkel Smith.

Læs hele artiklen i "Maskin Aktuelt!.

Læs hele artiklen

Artiklen er skrevet i samarbejde med Logitrans.

Læs hele artiklen på TechMedias hjemmeside (åbner i nyt vindue) >

Se side 18.

Flere danske familier tager virksomheds- filosofien Lean til sig for at få hverdagen til at køre. Men Lean kan ikke bare sætte dagligdagen i system, det kan også sætte skub i ligestillingen, vurderer ekspert

200 danskere klikker hver dag ind på hjemmesiden Familien Plus – Danmarks første site for familier, der vil effektivisere deres hverdag efter virksomhedsfilosofien Leans principper. Principperne, der oprindeligt er udviklet for at eliminere spild og optimere produktionen i små og store virksomheder, kan nemlig også bruges til at reducere spildtid og skabe mere overskud i hjemmet.

Ved at planlægge og nedfælde ugens aktiviteter, købe ind i ét hug, give ting faste pladser og sortere vasketøjet allerede, når man tager det af, kan en familie hurtigt spare mere end fem timer op om ugen, som kan veksles til kvalitetstid.

Og det er bestemt ikke bare kvinder, som ellers står for langt størstedelen af det huslige arbejde i danske hjem, der klikker sig ind på hjemmesiden efter råd og vejledning om en Lean-husholdning. Også de danske mænd viser interesse for den resultatorienterede husholdningsstrategi.

Det kommer ikke bag på mandeforsker ved Roskilde Universitet, Kenneth Reinicke, der peger på, at især strategiens konkurrence-elementer appellerer til det mandlige køn. 

Der kan lynhurtigt gå sport i at skære de kedelige hverdagsrutiner ned til et absolut minimum og skabe så stort et overskud af tid til familie, fritid og venner som muligt. Hvor meget tid kan man for eksempel spare på at sortere bestikket allerede, når man stiller det i opvaskemaskinens bestikholder? Den form for resultatorienteret husførelse frister i højere grad mænd til at engagere sig i husarbejdet – og måske ligefrem finde det sjovt, siger han.

Kenneth Reinicke peger på, at de klassisk maskuline værdier er blevet fortrængt fra hjemmet til fordel for klassisk feminine værdier som for eksempel omsorg, følsomhed og fleksibilitet, men at de maskuline værdier måske er ved at blive inviteret inden for med Lean-tankegangen.

– Lean-tanken tager de maskuline værdier til nåde igen ved at sætte regelrethed, system og målbare resultater i højsædet. Den klassisk mandlige rationalitetstankegang bliver pludselig populær, når det handler om at få tingene i hjemmet til at glide så gnidningsfrit som muligt og skabe størst resultater for mindst mulig indsats, siger Kenneth Reinicke.

En ting er dog, hvad Lean kan gøre for ligestillingen. Noget andet er, hvad den forretningsorienterede virksomhedsstrategi gør ved familielivet.

Og i det spørgsmål er ikke alle lige begejstrede. Sociolog Birthe Linddal Hansen siger:

– Det er farligt, når alle vores aktiviteter – også dem der foregår i hjemmet i vores fritid – skal måles og vejes, og alt det, vi gør, skal føre til noget. Nogle gange har vi også bare brug for at være til. 
 

Forretningsfilosofien Lean har de seneste 10 år gået sin sejrsgang i virksomheder verden over. Små og store forretninger er i tusindvis blevet strammet op, strømlinet og skåret til efter filosofiens devise om at skære alt overflødigt bort. Nu er turen kommet til familien

Ikke så få danske børnefamilier drømmer om en hverdag, der bare kører. En hverdag med rolige morgener uden stress, hyggelige aftenstunder med højtlæsning for ungerne og måske endda overskud til en times træning i det lokale fitness-center eller en løbetur.

Lean-konsulent Mikkel Smith lover ikke, at han kan levere hele drømmen, men han lover, at han med en række enkle råd og lidt vejledning kan hjælpe de fleste familier et skridt nærmere.

På hjemmesiden FamilienPlus, der er den første af sin slags i Danmark, har han samlet 12 punkter, der ikke bare kan hjælpe travle familier med at få hverdagen til at køre nemmere, men også frigiver mere tid til alt det sjove. De 12 punkter er udviklet til familielivet, men principperne bag dem er skabt til forretningslivet og går under navnet Lean.

Direkte oversat betyder lean "trimmet" eller "uden overflødigt fedt", og hovedidéen bag filosofien handler da også om at skære alle overflødige arbejdsgange væk og minimere spildtid. At skære helt ind til benet, om man så må sige. Idéen, der opstod på de japanske Toyota-fabrikker, har siden 1996 gået sin sejrsgang i virksomheder verden over. Små og store forretninger er i tusindvis blevet strammet op og skåret til. Og nu er turen så kommet til familien.

For virksomheder handler det om at skabe en mere strømlinet forretning og tjene flere penge, men for familier handler det om at skabe struktur og orden for at tjene mere tid – tid, som man så kan bruge på de ting, man virkelig har lyst til. Målsætningerne er altså noget forskellige, men midlerne er faktisk forbløffende ens, fortæller Mikkel Smidt, der i flere år har arbejdet med Lean-filosofien hos blandt andet Danfoss og i dag står i spidsen for sin egen konsulent virksomhed.

Det handler i korte træk om at gøre tingene smartere, uanset om det gælder arbejdsgangene på en Toyota-fabrik eller rutinerne i en børnefamilie. Hverdagen kan planlægges og nedfældes i et skema, så der ikke er tvivl om, hvem der henter børnene, hvornår den yngste skal til badminton, og hvilken dag mor skal til frisøren. Madplanen kan lægges en gang om ugen, så alle indkøb klares i et enkelt hug og sorteres i køleskab og fryser, så fødevarerne nemt kan findes frem og forarbejdes, når familien skal samles til middag. Og vasketøjet kan sorteres efter farve, allerede når det lægges i vaskekurvene, i stedet for at det skal håndteres endnu en gang, når det skal i maskinen. Ved at tænke smart, systematisk – og ja, strømlinet, eliminerer man om ikke alle så i hvert fald mange af hverdagens små bump på vejen og skaber en mere gnidningsløs dagligdag. Det kan i sidste ende veksles til tid og overskud.

Sociolog og fremtidsforsker Birthe Linddal Hansen kan godt se pointen. Og hun er ikke blind for, at behovet for en strategi, der kan hjælpe børnefamilier med at navigere i en tætpakket hverdag, er voksende i en tid, hvor langt de fleste husstande drives af to udearbejdende forældre, der stiller stadig højere krav til sig selv og deres succes ikke bare i arbejdslivet, men også i deres private liv. Alligevel er hun skeptisk.

– Det er fint at tænke i effektivitet og sætte sin hverdag i system, så tingene glider nemmere, men vi skal passe meget på med at putte effektivitetstanken ned over alt i livet og gøre også vores familie- og privatliv til et organisationsdiagram. Det handler om at finde en gylden middelvej, hvor vi rubber neglene og gør det effektivt, men samtidig holder fast i, at vi også har brug for noget andet end effektivitet i vores liv, siger Birthe Linddal Hansen.

En systematiseret hverdag, der gør os i stand til at gøre det hele på den halve tid, virker ikke kun inkluderende, men også ekskluderende. Når vi fylder vores hverdag til bristepunktet, bliver der nemlig ikke plads til meget andet end os selv, siger hun:

– Vi risikerer at forskanse os bag vores travlhed. Der bliver ikke plads til at være noget for vores nabo – måske bliver der ikke engang plads til at vise den ekstra omsorg over for en syg oldemor. Travlheden giver os ret til at melde pas og bliver en legitim måde at afslå at stå til rådighed for andre på, siger Birthe Linddal Hansen og fortsætter:

– Det bliver rigtig farligt, hvis vi begynder at tænke så forretningsorienteret, at vi kun vil kaste os ud i aktiviteter, som vi ved giver et afkast. Hvis vi for eksempel kun ser på vores børns leg som dygtiggørelse og læring og ikke anerkender, at de måske bare har det sjovt. Det er ganske enkelt usundt, hvis vi – også i vores private liv – vil have, at alt det, vi gør, skal føre til noget. Nogle gange skal vi bare have lov at være til, siger hun.

Og så langt er selv Lean-konsulent Mikkel Smith enig. Heller ikke han tror, at det er sundt at køre sin familie, som en forretning, hvor man ikke et øjeblik overvejer en investering uden forinden at have regnet grundigt på resultatet.

– Men pointen er jo netop, at Lean-værktøjet skal hjælpe dig til at frigive tid, hvor du ikke skal producere – tid til bare at være. Det skal skabe plads til den del af livet, hvor der ikke nødvendigvis skal produceres noget, men hvor der bare skal spilles et spil med ungerne, fordi det ganske enkelt er hyggeligt, siger Mikkel Smith:

– Der findes fanatikere inden for alt, og der er givetvis – eller der er helt sikkert – mennesker, der tager Lean til det ekstreme. Det kunne jeg ikke selv finde på. Og det synes jeg generelt set, man skal lade være med. Det handler om at plukke de ting ud, man kan se vil fungere godt for ens familieliv, ikke om at adoptere et helt system og leve slavisk efter det. Der er jo også folk, der bare synes, det er afslappende og rart at tage en opvask om aftenen. Det skal de have lov til. 
 

Effektiviseringsværktøjet Lean kan også bruges derhjemme, og hvis man indarbejder det i familiens hverdag, kan man spare fem en halv time om ugen og få mere tid til det sjove, siger

Lean-konsulent Mikkel Smith.

De fleste har allerede lagt Lean ind i skuffer og skabe derhjemme – uden at tænke over det. Gafler, knive og skeer er sorteret i køkkenskufferne, og t-shirts og underbukser
ligger i hver sin bunke i skabene. Dybest set
er det nemlig det, Lean handler om: At minimere spild og spildtid, forklarer Lean-konsulent Mikkel Smith.

Gennem de sidste ti år har både private og offentlige virksomheder på stribe indført Lean. Direkte oversat betyder Lean »trimmet«. Hovedideen med Lean er da også at optimere og lave systemer, struktur og orden for at spare
tid – og penge.

Mikkel Smith har i flere år arbejdet professionelt med Lean hos blandt andet Danfoss og i konsulentfirmaet Flexkom. Det var her, han fik ideen til at bringe Lean ind i privaten og stiftede virksomheden Familien Plus, som rådgiver familier i at optimere hverdagen. Ifølge Mikkel
Smith er der én grundlæggende forskel på Lean på arbejdspladsen og derhjemme.

Danske virksomheder og offentlige institutioner har taget LEAN til sig i et omfang, som ikke ses noget andet sted i verden.

Mikkel Smith fra firmaet Flexkom, som siden 2006 har arbejdet med implementering af LEAN i små og mellemstore virksomheder, bekræfter, at flere og flere virksomheder bruger LEAN som styringsredskab.
”Det handler i høj grad om de resultater, som LEAN kan skabe, når de mange brancher og virksomheder går i gang med LEAN. Ved succesfuld implementering af LEAN opnår virksomheder markante resultater og vedvarende forbedringer”, siger Mikkel Smith.

”Da LEAN handler om ”at skabe værdi for kunderne”, så handler LEAN også om at fjerne det spild, der findes i en virksomhed. Altså om at fjerne alle de processer og aktiviteter som ikke skaber værdi for kunderne. Tænk bare på alle de aktiviteter i din egen hverdag, som du ikke ville betale for hvis du var kunden! Disse aktiviteter er skabt af kulturen og den måde virksomheden er struktureret og indrettet på – men de skaber ikke værdi”, fortsætter Mikkel Smith.

Vigtige parametre efter indførelse af LEAN er fokus og fastholdelse.

Selvom resultaterne ikke umiddelbart kan ses på bundlinjen, er det vigtigt at holde fast og fortsætte med at tænke LEAN. De første resultater viser sig ved sparet tid til søgning efter værktøj eller filer, bedre kvalitet, hurtigere gennemløbstid, bedre flow, bedre udnyttelse af flaskehalse i produktion osv.


Mikkel Smith understreger, at LEAN ikke er et tidsafgrænset projekt, men en kultur, der indføres og implementeres i virksomheden. Det er en filosofi og en tankegang - en ny måde at arbejde på! LEAN kan derfor være forbundet med store forandringer i struktur og arbejdsopgaver for den enkelte medarbejder og der kan ofte blive brug for forandringsledelse. Det er vigtigt, at medarbejderne er positivt indstillet over for forandringer.


I takt med at LEAN-tankegangen indføres på flere og flere virksomheder, oplever den sydvestjyske virksomhed, Logitrans A/S - producent af løfte- og håndteringsmateriel - en stigende efterspørgsel efter hjælpemidler, der understøtter LEAN-teorien. Der er fokus på hjælpemidler til den interne transport, som kan være med til at organisere arbejdsopgaverne på den mest hensigtsmæssige måde, så spildtid undgås og medarbejderne skånes for forkerte bevægelser.


”Alle vores produkter er designet til at gøre den interne transport af varer så effektiv som mulig og sikre medarbejderne ergonomisk rigtige arbejdsstillinger. Jo mere vi arbejder med LEAN, jo mere kan vi se, at vores produktprogram er skræddersyet til LEAN-tankegangen”, siger Erling Pedersen, administrerende direktør hos Logitrans A/S.

Erling Pedersen fortsætter:

”Også internt i vores egen produktion arbejder vi meget med LEAN. Vi har omorganiseret store dele af vores produktion, og medarbejderne oplever allerede nu, at de kan arbejde mere effektivt og dermed kan øge deres performance. Dette giver øget arbejdsglæde og skal på sigt være med til at forbedre leveringstiden!”.

For at blive ved med at have fokus på LEAN og værdiskabende aktiviteter, har Logitrans løbende kontakt med Mikkel Smith. ”Senest har vi sammen med Mikkel Smith lavet en ”LEAN kortlægning, hvor vi arbejdede med at bortrationalisere ikke-værdiskabende aktiviteter i vores ordrebehandlings- og lagerprocesser. Det har givet meget nytænkning og mere effektive arbejdsprocesser internt hos os!”, afslutter Erling Pedersen samtalen. 
 

Artikel fra Teknik og Viden

Klik på nedenstående link for at se artiklen i Teknik og Viden.

Se artikel fra netavis (åbner i nyt vindue) >

EFFEKTIVT: Slut med spildtid i hjemmet – Lean-konsulent har udviklet effektivitetsværktøjet til brug i familien.

Effektivitetskuren Lean, som er udviklet på Toyotas japanske fabrikker, skal nu læres i de danske hjem, så svinkeærinder og spildtid i stedet kan omsættes til fem ugentlige hyggetimer i familiens skød.

Det er i hvert fald princippets udvikler, Mikkel Schmiths påstand: – Jeg postulerer, at du kan spare den tid uden at ændre livsstil, siger han, der har gjort Lean med stort set siden
Danfoss som en af de første gik i gang
med princippet for ti år siden.

Dengang var Mikkel Smith produktionsingeniør
på fabrikken – i dag er han selvstændig Leankonsulent og far til to, hvilket er en af årsagerne til det nye værktøj til at spare tid derhjemme.

Plus for familien

– Du skal selvfølgelig ikke lægge alle rutiner om eller blive fanatisk, men det er noget med at snakke optimering. Hvis du hellere vil rode, handle igen for femte gang og sortere vasketøj hele tiden står det dig selvfølgelig frit, men
jeg tænkte, at der da må være noget sjovere at bruge tiden på, siger Mikkel Smith, der nu
sælger sit effektivitetsværktøj til hjemmet under navnet familienplus.dk.

– Jeg kalder det ikke Lean, når det er erhjemme. For hvor du i en virksomhed vil bruge den sparede tid til at øge produktiviteten, gælder det jo ikke om at få tid til en ekstra hovedrengøring derhjemme – tværtimod gælder det om at frigive tid til familien.

I alt giver fem timer om ugen faktisk det, der svarer til seks arbejdsuger om året. Til én person, altså. Hvis I deles om tingene, giver det tre ferieuger til hver. 

Link til Familien Plus

Gå til familienplus.dk >

Link åbner i nyt vindue.

Artikel fra avisen

Klik på nedenstående billede for at se artiklen fra avisen i stort format (1,6 MB PDF-fil).

Se artikel fra avis >